• ×
الإثنين 11 صفر 1442 | 02-03-1442

سياسة آليات الرقابة والإشراف على المنظمة وفروعها ومكاتبها وتقييمها

سياسة آليات الرقابة والإشراف على المنظمة  وفروعها ومكاتبها وتقييمها

مقدمة
إن سياسة آليات الرقابة والاشراف تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والاجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل على تطوير العملية الادارية.
النطاق
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.
البيان
أولاً: الرقابة:
أ*- بالتقارير الإدارية:
ان التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم الأداء للجمعية، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الإدارة لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة، وأن تعد هذه بصفة دورية وبانتظام، ويجب اعداداها بطريقة جيدة وواضحة ومنها:
• التقارير الدورية: وتكون هذه من العاملين لمدراءهم بصفة: يومية، أسبوعية، أو شهرية أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع، أو بعد انتهاء مشروع.
• تقارير سير الأعمال الإدارية: وتكون هذه التقارير من المدراء إلى الإدارة العليا وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة.
• تقارير الفحص: وتكون لتحليل ظروف مشروع سابقة ولاحقة لتساعد الإدارة العليا على التصرف السليم في توجيه القرارات.
• تقارير قياس كفاءة العاملين: وتعد بصفة دورية عادية من قبل الرؤساء المباشرون لمرؤوسيهم، وتشمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات، ومدى تعاونهم مع فريق العمل ...وغيره من معايير واضحة مناسبة للجمعية.
• المذكرات والرسائل المتبادلة: وتكون بين الإدارات والأقسام وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم.
ب*- التقارير الخاصة:
• تقارير الملاحظة الشخصية.
• تقارير الاحصائيات والرسوم البيانية.
• مراجعة الموازنات التقديرية.
• متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
• مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
• مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
• تقييم ومراجعة المشاريع.
ثانياً: المبادئ:
أ*- مبدأ التكاملية:
تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في الجمعية.
ب*- مبدأ الوضوح والبساطة:
سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين والمنفذين ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة.
ت*- مبدأ سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء:
أن نظام الرقابة وفاعليته في الجمعية لكشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء.
ث*- مبدأ الدقة:
إن دقة المعلومة ومصدرها هام بالنسبة للإدارة العليا لأنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الإجراءات المناسبة، وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية لمشاكل وكوارث لا قدر الله.
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.
المراجع
اعتمد مجلس إدارة الجمعية في الاجتماع ( 2 ) في دورته ( 3 ) هذه السياسة في 1441/05/07 هـ . وتحل هذه السياسة محل جميع سياسات قواعد السلوك الموضوعة سابقا

محدث
05-24-1441
تقييم المشرف
روابط التنزيل
  تنزيل سياسة آليات الرقابة والاشراف على المنظمة وفروعها ومكاتبها وتقييمهابي دي اف محدث.pdf

 02-10-1441 11:11 صباحاً  0  0  16318  35
التعليقات ( 0 )
أكثر

أحدث الملفات

لائحة الموارد البشريه

المقدمة الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على أشرف الأنبياء والمرسلين نبينا محمد وعلى آله وصحبه أجمعين، فإيماناً من إدارة الجمعية بأهمية تنظيم العلاقة بينها وبين موظفيها ووضوح ما للموظف من...

0 | 20500 | 17

سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين وتقديم الخدمات

حقوق المستفيدين للمستفيد الحق في: 1. الحصول على الرعاية المناسبة للحالة والمتوفرة في الجمعية بعد اجراء البحث المكتبي والميداني من قبل الفريق المتخصص. 2. طلب تحويل الملف والمتابعة الى باحث...

0 | 10455 | 11

الخطة التشغيلية

خطة تشغيلية لجمعية البر الخيرية بأبو عجرم للعام 2020م • توفير مصادر دخل منوعة بهدف تحقيق اكتفاء نسبي 1. دراسة الفرص الاستثمارية المتاحة وتحديد أفضلها والاستثمار فيه 2. تخصيص بعض...

0 | 21976 | 60

الخطة الاستراتيجية

الخطة الاستراتيجية للجمعية الرؤية: تفعيل دور الأسر المحتاجة في بناء المجتمع وتحسين ظروفها المعيشية وتحويلها إلى أسر منتجة . الرسالة: تقديم المساعدات المالية والعينية للأسر المحتاجة ضمن...

0 | 23821 | 66

للمشاركة والمتابعة